Privacyverklaring

Gemeente Borne verwerkt persoonsgegevens van haar inwoners, medewerkers en derden (zoals ondernemers, bezoekers en contactpersonen). Met verwerken bedoelen we alles wat je met gegevens kan doen, zoals verzamelen, registreren, delen en bewaren. Deze persoonsgegevens hebben wij nodig voor de taken die wij als gemeente uitvoeren.

Wij houden ons hierbij aan privacywetgeving. Er zijn een aantal wetten die bepalen hoe gemeenten persoonsgegevens mogen gebruiken, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

In deze privacyverklaring vindt u algemene informatie over hoe gemeente Borne omgaat met uw persoonsgegevens en welke rechten u heeft op het gebied van privacy. Naast deze privacyverklaring hebben wij ook privacybeleid. Hierin staat meer over hoe wij werken. 

Om u goed te kunnen helpen, verwerken we uw persoonsgegevens. Gemeente Borne gebruikt alleen uw gegevens als de AVG hiervoor een ‘grondslag’ geeft. Dit is de basis voor het verwerken van gegevens. Gemeente Borne heeft uw gegevens nodig voor:

• de uitvoering van de (wettelijke) taken van de gemeente. De meeste persoonsgegevens worden door gemeente Borne verwerkt, omdat dit wettelijk verplicht is of omdat we de gegevens nodig hebben voor de taken die de gemeente heeft. Denk bijvoorbeeld aan de aangifte van een geboorte, de voltrekking van een huwelijk, het organiseren van verkiezingen, de aanvraag van een legitimatiebewijs, de aanvraag van hulpverlening of een voorziening en de aanvraag van een vergunning; 
• de uitvoering van (arbeids)overeenkomsten;
• het doen van ons werk (de interne bedrijfsvoering). Wij registreren bijvoorbeeld contactgegevens als u contact met ons opneemt of een aanvraag doet. Deze gegevens bewaren wij, zodat wij ook op een later moment contact met u kunnen opnemen. Zo willen we voorkomen dat u steeds opnieuw uw gegevens moet doorgeven; 
• onderzoek en interne analyses. 

In het verwerkingenregister staan alle verwerkingen van persoonsgegevens.  Wij hebben daarvan een overzichtelijke versie voor u gemaakt. In dat overzicht vindt u informatie over de persoonsgegevens die wij gebruiken. U vindt deze versie hier.

Wij gebruiken alleen gegevens die wij nodig hebben voor een specifieke taak of dienst. Het kan gaan om: 

• Gewone persoonsgegevens: bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer of e-mailadres;
• Gevoelige persoonsgegevens: bijvoorbeeld het Burgerservicenummer (BSN), financiële gegevens of strafrechtelijke gegevens. Met deze gegevens gaan wij extra zorgvuldig om en/of moeten wij aan extra voorwaarden voldoen; 
• Bijzondere persoonsgegevens: bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen of religie. Deze gegevens mogen wij alleen gebruiken als een wettelijke uitzondering van toepassing is. 

• Meestal geeft u uw gegevens zelf aan ons. Bijvoorbeeld bij een aanvraag voor een product, dienst of voorziening. 
• Wij kunnen ook gegevens uit (openbare) registers opvragen, zoals de Basisregistratie Personen (BRP), het Kadaster, de Kamer van Koophandel, de WOZ of het RDW. Het is altijd in wet- en regelgeving vastgelegd wanneer we deze registers mogen raadplegen. 
• Daarnaast kunnen wij gegevens over u krijgen van andere partijen, zoals de Belastingdienst.

Gemeente Borne gaat zeer zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw gegevens.

Onze medewerkers hebben een integriteitsverklaring getekend en zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen de medewerkers die uw gegevens nodig hebben, hebben toegang tot uw gegevens. 

We houden ons aan de regels uit de AVG en aan de regels uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In de BIO staan maatregelen om uw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. 

Gemeente Borne kan uw gegevens aan andere partijen geven in de volgende gevallen:

• Een taak wordt uitgevoerd door een andere organisatie, gemeente of samenwerkingsverband. Bijvoorbeeld gemeente Hengelo of GBTwente.
• Wij schakelen een andere partij in om gegevens voor ons te verwerken, bijvoorbeeld een leverancier van software.
• Het is voor de uitvoering van onze taken nodig om gegevens te verstrekken of het is wettelijk verplicht. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, politie of zorgaanbieders. Ook kunnen wij intern gegevens verstrekken aan een andere afdeling als dit nodig is. 
• Wij geven uw gegevens in overleg met u aan een andere organisatie, bijvoorbeeld bij een doorverwijzing. 

Met andere organisaties maken wij afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Voor het doorgeven van persoonsgegevens (bijvoorbeeld aan een leverancier) naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gelden aparte regels. Als wij uw gegevens doorgeven, geven wij deze alleen aan landen binnen de EER of waarvan door de Europese Commissie is vastgesteld dat de bescherming van persoonsgegevens van hetzelfde niveau is als de AVG. 

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken. Soms zijn wij verplicht uw gegevens te bewaren, bijvoorbeeld op grond van de Archiefwet. Om te bepalen hoe lang wij gegevens moeten bewaren, gebruiken wij de selectielijsten van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Daarin staat:

• Hoe lang de gemeente informatie moet bewaren
• Welke informatie de gemeente na een bepaalde tijd moet vernietigen
• Welke informatie de gemeente moet archiveren

Buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) kunnen ook persoonsgegevens van u verwerken. Bij de toezichtstaken is de AVG van toepassing. Boa’s kunnen ook gegevens gebruiken voor de opsporing van strafbare feiten, bijvoorbeeld voor het opstellen van een proces-verbaal. Dit zijn politiegegevens en deze vallen onder de Wet politiegegevens (Wpg). Ook voor de uitvoering van de Wpg hebben we beleid opgesteld, dit vindt u hier. Veel regels van de Wpg zijn vergelijkbaar met de regels van de AVG. U kunt bijvoorbeeld ook datalekken melden, gebruik maken van uw rechten met betrekking tot uw gegevens en de verwerkingen vinden in het verwerkingenregister. Er zijn ook wat verschillen tussen de AVG en de Wpg. Zo gelden er specifieke bewaartermijnen. Ook stelt de Wpg andere eisen bij het delen van politiegegevens met anderen. We mogen alleen politiegegevens gebruiken als we hiervoor een ‘grondslag’ hebben die in de Wpg staat. 

Ondanks onze inspanningen komen incidenten helaas voor. Denk aan een verkeerd (e-mail)adres of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Het is belangrijk dat gemeente Borne dit zo snel mogelijk weet. We nemen dan maatregelen om erger te voorkomen. Als het nodig is informeren we betrokken personen en / of doen we een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Mocht u het vermoeden hebben dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct.

U heeft een aantal rechten als gemeente Borne uw persoonsgegevens gebruikt of wil gaan gebruiken. Zo kunt u vragen om inzage in uw gegevens en / of aanpassing of verwijdering als iets niet klopt. 

Recht op inzage

Wilt u weten welke gegevens gemeente Borne van u heeft? Dit kunt u bij ons opvragen. Het helpt als u uw verzoek zo specifiek mogelijk maakt. U ontvangt van ons een besluit op uw verzoek. Dit kan zijn: 

• Een overzicht met daarop wie deze gegevens hebben ontvangen, waarvoor de gegevens worden gebruikt en de herkomst van de gegevens.
• Kopieën van documenten of een dossier. Persoonsgegevens die over anderen gaan worden hierin weggelakt.
• Inzage door u uit te nodigen en de stukken te laten zien.

We kunnen uw verzoek ook afwijzen. Bijvoorbeeld als uw gegevens nodig zijn voor de openbare veiligheid of om strafbare feiten te voorkomen of op te sporen. Bij een verzoek moeten we ook rekening houden met de rechten van anderen. 

Als u wilt weten welke gegevens van u zijn opgenomen in de Basisregistratie Personen (BRP) of aan welke organisaties uw gegevens worden verstrekt, dan kunt u dit inzien met uw DigiD op www.mijnoverheid.nl. 

Uw overige rechten

U kunt gemeente Borne vragen uw gegevens te veranderen, aan te vullen of te verwijderen. Dat kan:

• Als uw gegevens niet kloppen
• Als uw gegevens niet compleet zijn
• Als u vindt dat de gegevens niet van belang zijn voor het doel waarvoor de gemeente ze heeft verzameld
• Als de gemeente uw gegevens in strijd met de wet gebruikt
• In bijzondere omstandigheden, deze moet u zelf duidelijk beschrijven bij uw aanvraag

Wij kunnen uw besluit afwijzen als we wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren. U kunt geen verzoek indienen met betrekking tot de Basisregistratie Personen (BRP). Voor correcties in de BRP neemt u contact op met Publiekszaken.

De overige privacyrechten zijn:

• Recht op informatie over de verwerking (u kunt ook het openbare verwerkingenregister bekijken)
• Recht op het overdragen van gegevens
• Recht van bezwaar
• Recht op een menselijke blik bij besluiten

Soms kan alleen via de wettelijk vertegenwoordiger gebruik worden gemaakt van de privacyrechten, namelijk bij:

• Jongeren onder de 16 jaar
• Personen die onder curatele staan

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten? Dat kan. Hiervoor dient u een verzoek in. Dit kan digitaal via onderstaande link. Lukt dit niet of wilt u dit niet? U kunt tevens schriftelijk of per e-mail (info@borne.nl) uw verzoek indienen. 

• Digitaal verzoek indienen (DigiD)

LET OP: Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens van u zijn. Dit kan door digitaal uw verzoek te doen met DigiD of door u te legitimeren bij de publieksbalie. 

U krijgt binnen één maand een reactie van gemeente Borne op uw verzoek. Bij grote of complexe verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd.

Als u het niet eens bent met het besluit, kunt u een bezwaarschrift indienen. 

Hierboven hebben wij uw rechten op grond van de AVG beschreven. Ook met betrekking tot politiegegevens heeft u recht op informatie, inzage, wijziging, vernietiging of afscherming. U kunt hiervoor dezelfde procedure gebruiken. 

De gemeentelijke website Borne.nl maakt ook gebruik van cookies, namelijk:

1. Functionele cookies
   Noodzakelijke cookies: om de site goed te kunnen bezoeken, maken we soms gebruik van cookies. Uw computer onthoudt de indeling die u zelf gemaakt hebt, bijvoorbeeld de grootte van het lettertype. Voor deze cookies hoeven we geen toestemming te vragen.
2. Cookies voor websitestatistieken
   Gemeente Borne maakt gebruik van webstatistieken. Zo kijken we naar welke pagina's (veel) worden bezocht en welke zoekingangen en -woorden mensen gebruiken bij het bezoek van de website. Op basis hiervan verbeteren we onze site. Deze gegevens worden anoniem opgeslagen en zijn dus niet te herleiden naar wie u bent.

U kunt cookies op uw computer blokkeren. Dat kan via de privacy-instellingen van de webbrowser die u gebruikt. Dan worden alle cookies van alle websites die u bezoekt, geblokkeerd. Websites kunnen hierdoor wel trager werken of zelfs helemaal niet. Ook inloggegevens worden niet onthouden.

Gemeente Borne maakt gebruik van Google Analytics voor het analyseren van het bezoek op haar website.
Om aan de privacy-voorwaarden van de AVG te voldoen zijn de volgende maatregelen genomen:

• De IP-adressen zijn geanonimiseerd om te voorkomen dat specifieke informatie over de bezoeker kan worden achterhaald.
• Er wordt geen data doorgestuurd/gedeeld met Google voor aanvullende Google-diensten.
• De (geanonimiseerde) gegevens worden 26 maanden bewaard, daarna worden ze automatisch verwijderd.

Het is daarom niet nodig om een cookie-popup op de website te tonen.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over het gebruik van uw persoonsgegevens? Binnen gemeente Borne is de privacy officer (PO) het eerste aanspreekpunt voor vragen over privacy. U kunt contact opnemen via privacy@borne.nl. 

Daarnaast heeft gemeente Borne een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is een onafhankelijke adviseur en toezichthouder. Hij controleert onder andere of de gemeente zich houdt aan de privacyregels. Als u zich met een specifieke vraag of klacht tot de FG wilt richten, kunt u dit aangeven in uw mail naar privacy@borne.nl. 

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens. Ook kunnen we de FG hierbij betrekken. Als u er niet met ons uitkomt, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.